Клерк.Ру

Практику аннулирования бумажных документов можно перенести в ЭДО

Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании "СКБ Контур"

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Валерии (г. Екатеринбург)

Если я в электронном виде отправляю покупателю ошибочный счет-фактуру, я могу выставить корректировку или исправление. А если это, например, ТОРГ-12? Я могу просто удалить документ с ошибкой и выставить новый?

Действительно, согласно законодательству при обнаружении в выставленном счете-фактуре ошибки продавцу необходимо выставить исправленный документ, а в том случае, когда уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров, работ или услуг, выставляется корректировочный счет-фактура.

Что касается остальных документов, то никаких нормативных актов, регулирующих процесс их исправления, не существует. Однако для бумажных документов сложилась следующая практика: если в документе обнаруживают ошибку уже после его подписания, то стороны составляют новый документ, а ошибочный документ признают недействительным. Для этого его уничтожают или составляют акт (соглашение) об аннулировании. Отмечу, что счет-фактуру тоже можно аннулировать, однако только в том случае, если этого документа вообще не должно быть. Например, его по ошибке направили не тому контрагенту или идет аннулирование всей сделки с уничтожением документов и возвратом сторон к первоначальному состоянию.

Отключить рекламу

Эту же практику можно перенести на электронные документы. Однако тут существуют некоторые нюансы. Дело в том, что при уничтожении бумажных документов стороны могут встретиться и лично убедиться в том, что все экземпляры документов уничтожены. Что же касается электронных документов, то отследить этот процесс намного сложнее. Так, электронный документ можно выгрузить из системы и сохранить на рабочем компьютере в нескольких экземплярах. Поэтому удалять электронные документы не всегда безопасно. Намного надежнее составить электронное соглашение об аннулировании документа.

Именно таким образом, например, реализован процесс признания документа недействительным в системе электронного документооборота (ЭДО) Диадок оператора СКБ Контур. Так, если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать» – система самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Так как аннулирование – двухсторонний процесс, чтобы признать документ недействительным, под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом, если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи соглашения. В этом случае электронный документ остается юридически значимым. 

Отключить рекламу

Следует отметить случай, когда электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной. Данный документ еще не является юридически значимым, поэтому отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же самое касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом (по которым отправителю еще не пришло извещение о получении счета-фактуры).

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Центр обучения «Клерка»
Приобретай опыт для серьезных дел

Правила трудовых проверок ужесточат. Готовьтесь в нашем онлайн-курсе по кадровому учету. Научим составлять документы так, что ни один инспектор не придерется.

Обучение полностью дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь.

Отключить рекламу