Изменения в закон 54-ФЗ: используйте новые требования для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.
В июле 2017 года в закон о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 внесены изменения, которые установили новый порядок расчетов с покупателями. Основной их смысл – применение такой кассовой техники, которая в онлайн-режиме отправляет информацию о расчетах с покупателями в налоговую.
Онлайн-кассы можно использовать с пользой для бизнеса
Есть такие модели онлайн-касс, которые выполняют не только основную функцию – передача информации в ФНС, но и способны автоматизировать процессы в торговле. Это смарт-терминалы, или как их еще называют - “умные кассы”. Если кассы все равно нужно менять, то присмотритесь к моделям с дополнительными функциями. Про выбор кассы подробнее можно прочитать здесь.
Кассовые аппараты обычно продаются вместе с установленным на них программным обеспечением (ПО).
Программное обеспечение – определяет функционал онлайн-кассы.
На какие характеристики нужно обратить внимание при покупке онлайн-кассы?
Во-первых, на то, какие функции есть у конкретной модели ККТ:
Возможно ли быстро завести товар в номенклатуру без подключения кассы к компьютеру и ручного заполнения карточки товара?
Автоматизированы ли кассовые операции:
быстрый поиск продаваемого товара по наименованию или путем сканирования его штрихкода,
возможность назначить акцию как на отдельную позицию в чеке, так и на весь чек,
возможность оплаты по одному чеку как наличкой так и банковской картой,
можно ли отложить чек и т.д.
Можно ли с этой кассой управлять товарооборотом, ассортиментом, ценами на товары и вести товароучет, делать необходимые выгрузки по остаткам?
Поддерживает ли касса акционные, скидочные и бонусные программы?
Можно ли кассу интегрировать с внешними учетными системами, такими, например, как 1С Бухгалтерия.
Во-вторых, на условия техобслуживания и его стоимость.
- Время, в течение которого можно обращаться в техническую поддержку (идеально, когда круглосуточно)
Скорость оказания помощи
Стоимость технического обслуживания (например, в LiteBox стоимость круглосуточной техподдержки всего 500 р в месяц).
Полезные функции онлайн-касс для собственника, руководителя и бухгалтера
1. Совместимость программного обеспечения кассы и программ для ведения бухгалтерского учета
Если в вашей компании уже используются программа для ведения учета, например 1С Бухгалтерия , вы можете использовать интеграцию ее с кассой для упрощения сбора данных
В процессе интеграции возможности управления остатками в магазинах, на складах, в кассе, контроль за работой сотрудников соединяется с возможностями подготовки документов на отгрузку, в банк, контрагентам и отчетности.
Интегрировать можно различные данные, например:
- номенклатурный справочник который используется в онлайн-кассе с балансовыми счетами по учету запасов в 1С
коды поставщиков ─ с бухгалтерскими счетами по расчетам
номера касс ─ с субсчетами на счете «Касса»
коды магазинов ─ с субсчетами на счете «Выручка»
Плюсы интеграции облачной товароучетной системы с внешними бухгалтерскими системами.
На примере интеграции с товароучетной системой LiteBox (Лайтбокс)
- Загрузка данных по всем движениям товаров и денег в 1С избавляет бухгалтера от ручного ввода документов по этим операциям. При этом сохраняются все аналитические данные: поставщик, код товара, стоимость и т.п. Бухгалтеру остается только проверить корректность выгрузки
- Разграничение функций товарного учета Лайтбокс и программ для бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Каждая программа настраивается для решения определенных задач. Это позволяет оптимально организовать работу во всех направлениях. И обеспечивает сохранность и защиту документов через предоставление доступа только определенным сотрудникам.
- Возможность в любой момент выгрузить актуальные данные из товароучетной системы Лайтбокс, посмотреть текущее состояние дел. Для этого не нужно находится в торговой точке- облачные технологии позволяют это сделать дистанционно, достаточно иметь доступ в интернет.
2. Возможность автоматизации работы сотрудников, которая приведет к экономии ресурсов и росту производительности
Процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь:
- Операции с большим количеством повторений (итераций). Если есть потери ресурсов на таких участках, то они многократно увеличиваются.
Например, частая операция в торговой точке - заказ быстро продаваемых товаров у поставщиков. Поставка таких товаров должна проводиться постоянно, без перебоев. А это значит, что кто-то должен постоянно анализировать остатки, отправлять заявки, принимать товар и так по кругу. Сбой в любом из звеньев этой цепочки скажется на прибыли компании. Лайтбокс для своих пользователей предусмотрел функцию А=”Автозаказа” которая налаживает бесперебойную работу по закупке нужных товаров, формируя заказ поставщику исходя из его остатков на складе и скорости продаж.
- Рутинные и при этом обязательные для торговли операции. Например, инвентаризация, приемка и заведение товаров, назначение цен, учет остатков в магазине и на складе, учет пересортицы и контроль за неликвидными товарами, отслеживание цены закупки и цены продажи, , ведение аналитики продаж , .контроль денег в кассе и работы кассиров и т.д.
О том, как с помощью программы LiteBox можно автоматизировать необходимые операции и как это скажется на прибыли компании читайте в этой статье.
Дополнительные возможности товароучетной системы Лайтбокс , которые помогают в работе бухгалтеру:
1. Формирование отчетов по поставщикам в разрезе поступающих и проданных товаров
2. Классификация по категориям и анализ данных об остатках товаров
3. Просмотр остатка в кассе в любой момент и оборота налички за нужный период
4. Отслеживание движения товара: приход/расход/возврат
5. Оперативное получение данных про неликвиды и пересортицу
6. Своевременное получение информации о перемещении товара на склад
7. Выгрузка данных по остаткам и расчетам с поставщиками в Excel
В чем преимущества облачных технологий перед «коробочными» продуктами
Облачный сервис. Все данные, которые были заведены в программу, хранятся в “облаке”. Это значит:
в любое время, из любой точки мира можно проконтролировать работу магазина: посмотреть во сколько открылся магазин, сколько денег в кассе, товарооборот и др. Для входа вам нужен интернет и права доступа
данные надежно защищены:
а) Информация хранится в надежных DATA центрах, где информация специальным образом защищена (Лайтбокс использует защиту данных Tier III).
б) Попасть в личный кабинет сервиса могут только те, у кого есть свой логин и пароль. При этом в товароучетной системе Лайтбокс, например, есть разграничение прав для пользователей. И вашему бухгалтеру, товароведу или кассиру будут доступны только разрешенные этими правами функции.
автоматическое обновление. Кроме этого, облачные программные решения дорабатываются разработчиками и обновляются автоматически. При изменении законодательства или других требований, не нужно думать об актуализации вашей программы.
«Коробочные» программные решения . Работа с ними происходит по такому сценарию:
- покупка дистрибутива лицензионной версии программы на диске
- установка программы на один или несколько компьютеров и ее настройка
- покупка обновлений и их установка на те же компьютеры, на которых уже стоит основная программа
Дополнительное неудобство ─ доступ к данным можно получить только на тех компьютерах, где установлено ПО. В случае поломки оборудования возможна частичная или полная потеря всех цифр.
В целом, современные облачные сервисы гораздо удобнее ПО, которые устанавливаются с дисков.
В таблице представлены сравнение облачных и коробочных решений по ряду признаков:
Выбор варианта всегда остается за вами. О чем важно помнить? О том, что при выборе ККТ и программного обеспечения нужно обращать внимание на то, можно ли использовать данное оборудование для автоматизации бизнес-процессов в торговле.
Потому что именно это поможет вам наладить товароучет, инвентаризацию, работу с поставщиками, своевременное получение отчетов и информации. Что в свою очередь сэкономит время и ресурсы.
Комментарии
9бомбардировокблокировок" Роскомнадзора?