Как понять, что вам пора использовать аутсорсинг: чек-лист для руководителя

Отдать выполнение текущих рабочих задач кому-то на стороне и спокойно, вместе с командой, заняться продажами, клиентами и прочими нужными вещами — привлекательная перспектива. Но как понять, что какое-то дело превратилось в рутину, а отдельный процесс может выполнить аутсорсер, а не штатный работник?

Обозначим сразу — нет смысла уходить на аутсорсинг, если вы при этом не улучшите работу бизнеса, не станете больше зарабатывать или, по крайней мере, меньше тратить. Просто так передавать функции стороннему исполнителю не нужно.

Чаще всего на аутсорсинг передают задачи связанные:

  • С налогообложением — ведение налогового учета, формирование отчетности, консультирование и сопровождение;
  • Бухгалтерией — ведение бухучета, работа с первичкой, формирование регистров и отчетов;
  • Кадрами — поиск и оформление персонала, ведение кадровых документов, воинского учета, разрешение кадровых споров;
  • IT, интернетом, телефонией — поддержка работы CRM, учетных, складских систем, локальных компьютерных сетей, колл-центры, техподдержка и т.п.
  • Рекламой — маркетинговые акции, SMM, PR и т.д.

Из списка видно, что это составляющие абсолютно любого бизнеса, независимо от масштаба. При этом некоторые компании не хотят передавать даже массовые процессы, занимающие большую часть времени сотрудников, на аутсорсинг, в чем причина?

Дело может быть в специфике. Представьте, что вы создаете какую-то компьютерную программу, пишете огромное количество кода под нее, но не можете просто привлечь стороннюю компанию, которая будет писать типовые операции за ваших сотрудников. Потому что хотите сохранить ноу-хау в тайне или у вас работают узкие специалисты, которых не просто найти, а рядовые «айтишники» вам не нужны.

Как ни странно, но и с бухгалтерией такое бывает. Бухгалтерам со студенческой скамьи внушали, что бухучет везде один и тот же (за исключением бюджета — там своя атмосфера). Но если вы придете работать в консалтинговую компанию, а потом на производство, а потом в торговлю, то обнаружите, что учет на самом деле разный.

На «Клерке» ежедневно выходят десятки полезных материалов для бухгалтеров из разных сфер — от торговли до производства, от малого бизнеса до крупнейших холдингов. У нас отличные эксперты, и не только в налогах и бухучете, но и юристы, специалисты по госзакупкам, инвестициям, кадрам. Все они объединились, чтобы ваш бизнес стал лучше!

Узнать больше о бухгалтерском обслуживании от «Клерка»

А теперь небольшой чек-лист, чтоб понять, что вам пора передать на аутсорсинг:

  • Составьте список задач. Да, вот так элементарно — напишите, какие задачи решают ваши штатные работники. Можно начать с крупных: обслуживают клиентов (менеджеры), ведут бухучет (бухгалтерия), оформляют сотрудников (кадры), проверяют договоры (юристы), создают приложения (разработка, IT) и т.д. А затем разбейте их на задачки поменьше: выписка счетов, занесение первички в 1С, прием звонков и т.д.
  • Постарайтесь прикинуть, сколько каждая задача занимает времени, на что в основном оно уходит. Например, бухгалтер 4 часа из 8 рабочих тратит на внесение первичных документов, а менеджер 6 часов из 8-ми — на выписку счетов и накладных.
  • Определите, в каких услугах вы нуждаетесь или что не можете качественно делать сами.

Пример № 1: вы занимаетесь строительством, но в вашей команде нет профессионального сметчика, сметы составляет бухгалтер или инженер. которые прошли простые курсы для работы с программой. Тут может быть два варианта — отдать эти задачи на аутсорс или взять штатного специалиста. Главное, освободить тех работников, которые взвалили на себя эти функции, чтобы они занимались только своим делом.

Пример № 2: у вас большой штат иностранных сотрудников, их нужно принимать и увольнять не совсем так, как всех остальных. Для них правила особые, существует миграционный учет, а за его нарушение предусмотрены высокие штрафы. С работой по оформлению и проверке таких работников лучше справятся на аутсорсинге.

Полученную аналитику, используйте, чтобы выбрать услуги, которые можно отдать на аутсорсинг. Лучший эффект вы достигнете, если передадите «на сторону» задачи:

  • Забирающие более 50% рабочего времени сотрудников, но связанные с обязанностями косвенно. Главная задача менеджера по продажам — помочь клиенту с выбором товара или услуги, выставление счета и создание положительного имиджа компании (проследить за отгрузкой, поинтересоваться впечатлением от покупки, предложить дополнительный сервис и т.д.). Если «продажник» тратит больше времени на бумажную волокиту, чем на общение с клиентами, то компания теряет деньги.
  • Рутинные, повторяющиеся. Например, заведение первички в 1С. Пусть ваш бухгалтер работает с готовой базовой, куда уже внесли все накладные, акты, счета -фактуры и авансовые отчеты. Выписку первички тоже отдайте на аутсорс.
  • Не связанные с работой организации напрямую, но необходимые — например, консультации по налогообложению, юридическую проверку договоров, внесение изменений в ЕГРЮЛ или регистрацию новых филиалов, разработку положений по персоналу, учетной политики и т.д.
  • Требующие обработкибольшого массива данных. Чаще всего это — подбор текущего персонала: клинеров, грузчиков, продавцов. Для ритейла, где текучка кадров — обычное явление, такой кадровый аутсорсинг просто спасение. Штатному кадровику не рассмотреть тысячи анкет, не провести сотни собеседований. Он будет работать только с отобранными аутсорсерами кандидатами, максимально подходящими на вакансию.

Расскажите в комментариях, какой у вас опыт работы с аутсорсингом, что бы вы хотели улучшить в этих услугах? «Клерк» вас обязательно услышит ;-) Ну, и спрашивайте про наш сервис «Клерк.Бухгалтерия».

Подготовься к сдаче отчетности за 6 месяцев!

ВЕБИНАР про сдачу отчетности за II—квартал 2022 года

Проверь все ли изменения в налогах и учете учтены!

На вебинаре «Новое в отчетности за 6 месяцев 2022 года: как отчитаться без штрафов» вы узнаете:

  • как будет сделан обзор изменений и разъяснений ФНС по НДС;
  • про налог на прибыль и налог на имущество организаций
  • а также об информационных письмах и рекомендациях Минфина по применению новых ФСБУ.

Успей занять место на вебинаре!

Записаться (Осталось 10 мест)