Работа в бухаутсорсинге

Как понять, что вам пора использовать аутсорсинг: чек-лист для руководителя

Отдать выполнение текущих рабочих задач кому-то на стороне и спокойно, вместе с командой, заняться продажами, клиентами и прочими нужными вещами — привлекательная перспектива. Но как понять, что какое-то дело превратилось в рутину, а отдельный процесс может выполнить аутсорсер, а не штатный работник?
583 187
Как понять, что вам пора использовать аутсорсинг: чек-лист для руководителя

Отдать выполнение текущих рабочих задач кому-то на стороне и спокойно, вместе с командой, заняться продажами, клиентами и прочими нужными вещами — привлекательная перспектива. Но как понять, что какое-то дело превратилось в рутину, а отдельный процесс может выполнить аутсорсер, а не штатный работник?

Обозначим сразу — нет смысла уходить на аутсорсинг, если вы при этом не улучшите работу бизнеса, не станете больше зарабатывать или, по крайней мере, меньше тратить. Просто так передавать функции стороннему исполнителю не нужно.

Чаще всего на аутсорсинг передают задачи связанные:

  • С налогообложением — ведение налогового учета, формирование отчетности, консультирование и сопровождение;
  • Бухгалтерией — ведение бухучета, работа с первичкой, формирование регистров и отчетов;
  • Кадрами — поиск и оформление персонала, ведение кадровых документов, воинского учета, разрешение кадровых споров;
  • IT, интернетом, телефонией — поддержка работы CRM, учетных, складских систем, локальных компьютерных сетей, колл-центры, техподдержка и т.п.
  • Рекламой — маркетинговые акции, SMM, PR и т.д.

Из списка видно, что это составляющие абсолютно любого бизнеса, независимо от масштаба. При этом некоторые компании не хотят передавать даже массовые процессы, занимающие большую часть времени сотрудников, на аутсорсинг, в чем причина?

Дело может быть в специфике. Представьте, что вы создаете какую-то компьютерную программу, пишете огромное количество кода под нее, но не можете просто привлечь стороннюю компанию, которая будет писать типовые операции за ваших сотрудников. Потому что хотите сохранить ноу-хау в тайне или у вас работают узкие специалисты, которых не просто найти, а рядовые «айтишники» вам не нужны.

Как ни странно, но и с бухгалтерией такое бывает. Бухгалтерам со студенческой скамьи внушали, что бухучет везде один и тот же (за исключением бюджета — там своя атмосфера). Но если вы придете работать в консалтинговую компанию, а потом на производство, а потом в торговлю, то обнаружите, что учет на самом деле разный.

На «Клерке» ежедневно выходят десятки полезных материалов для бухгалтеров из разных сфер — от торговли до производства, от малого бизнеса до крупнейших холдингов. У нас отличные эксперты, и не только в налогах и бухучете, но и юристы, специалисты по госзакупкам, инвестициям, кадрам. Все они объединились, чтобы ваш бизнес стал лучше!

Узнать больше о бухгалтерском обслуживании от «Клерка»

А теперь небольшой чек-лист, чтоб понять, что вам пора передать на аутсорсинг:

  • Составьте список задач. Да, вот так элементарно — напишите, какие задачи решают ваши штатные работники. Можно начать с крупных: обслуживают клиентов (менеджеры), ведут бухучет (бухгалтерия), оформляют сотрудников (кадры), проверяют договоры (юристы), создают приложения (разработка, IT) и т.д. А затем разбейте их на задачки поменьше: выписка счетов, занесение первички в 1С, прием звонков и т.д.
  • Постарайтесь прикинуть, сколько каждая задача занимает времени, на что в основном оно уходит. Например, бухгалтер 4 часа из 8 рабочих тратит на внесение первичных документов, а менеджер 6 часов из 8-ми — на выписку счетов и накладных.
  • Определите, в каких услугах вы нуждаетесь или что не можете качественно делать сами.

Пример № 1: вы занимаетесь строительством, но в вашей команде нет профессионального сметчика, сметы составляет бухгалтер или инженер. которые прошли простые курсы для работы с программой. Тут может быть два варианта — отдать эти задачи на аутсорс или взять штатного специалиста. Главное, освободить тех работников, которые взвалили на себя эти функции, чтобы они занимались только своим делом.

Пример № 2: у вас большой штат иностранных сотрудников, их нужно принимать и увольнять не совсем так, как всех остальных. Для них правила особые, существует миграционный учет, а за его нарушение предусмотрены высокие штрафы. С работой по оформлению и проверке таких работников лучше справятся на аутсорсинге.

Полученную аналитику, используйте, чтобы выбрать услуги, которые можно отдать на аутсорсинг. Лучший эффект вы достигнете, если передадите «на сторону» задачи:

  • Забирающие более 50% рабочего времени сотрудников, но связанные с обязанностями косвенно. Главная задача менеджера по продажам — помочь клиенту с выбором товара или услуги, выставление счета и создание положительного имиджа компании (проследить за отгрузкой, поинтересоваться впечатлением от покупки, предложить дополнительный сервис и т.д.). Если «продажник» тратит больше времени на бумажную волокиту, чем на общение с клиентами, то компания теряет деньги.
  • Рутинные, повторяющиеся. Например, заведение первички в 1С. Пусть ваш бухгалтер работает с готовой базовой, куда уже внесли все накладные, акты, счета -фактуры и авансовые отчеты. Выписку первички тоже отдайте на аутсорс.
  • Не связанные с работой организации напрямую, но необходимые — например, консультации по налогообложению, юридическую проверку договоров, внесение изменений в ЕГРЮЛ или регистрацию новых филиалов, разработку положений по персоналу, учетной политики и т.д.
  • Требующие обработкибольшого массива данных. Чаще всего это — подбор текущего персонала: клинеров, грузчиков, продавцов. Для ритейла, где текучка кадров — обычное явление, такой кадровый аутсорсинг просто спасение. Штатному кадровику не рассмотреть тысячи анкет, не провести сотни собеседований. Он будет работать только с отобранными аутсорсерами кандидатами, максимально подходящими на вакансию.

Расскажите в комментариях, какой у вас опыт работы с аутсорсингом, что бы вы хотели улучшить в этих услугах? «Клерк» вас обязательно услышит ;-) Ну, и спрашивайте про наш сервис «Клерк.Бухгалтерия».

Начать дискуссию

«Самолёт» закрыл сделку по покупке московского банка «Система»

Теперь официально.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

В мобильном банке «Сбера» появились переводы в Турцию

В мобильном банке «Сбера» внезапно появились переводы в Турцию — на местные карты и счета. Лимиты 1000 и 20 тыс. рублей соответственно.

Налоговики получили 8 лет колонии за взятку в размере 32 млн рублей

Сотрудники ИФНС по Московской области за 32 млн рублей хотели уменьшить предпринимателю размер доначислений по итогам выездной проверки. Бизнесмен написал заявление в УФСБ.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Общество

Жители новых регионов получили больше 2 млн российских паспортов

За получением паспорта гражданина РФ обратились около 83% жителей ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

НДФЛ

Участников комплексного развития территорий могут освободить от НДФЛ

Депутаты хотят, чтобы участники комплексного развития территорий получали такие же налоговые льготы, как и москвичи, которых коснулась реновация.

Законопроекты

Международные расчеты разрешат проводить в ЦФА

Теперь цифровыми финансовыми активами разрешат проводить оплату за импорт и экспорт товаров и услуг в рамках закона о валютном регулировании.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: переводчик от «Яндекса» стал лучшим, экс-депутата выпроводили из самолета, а россияне стали чаще покупать красивые телефонные номера

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Маркетинг

На подарки к 8 Марта россияне потратят на 15-20% больше денег

Из-за высокого спроса вырастут цены на средства для ухода, электронику, аксессуары, парфюм и фены.

71

ИП и бухгалтеры запутались, подавать ли заявления для уменьшение налога на УСН и патенте на взносы. 😤«Ночной бухгалтер» №1631

Мозг сварился, каша в голове, как пыльным мешком ударили — примерно такие чувства испытывает сейчас почти каждый предприниматель, который пытается сам разобраться с новыми законами и правилами. Повезло тем, у кого есть бухгалтер, потому что голова болит уже не у ИП, а у главбуха. Но даже самые матерые путают уведомления с заявлениями. Поможем разобраться.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Центробанк добавил первую компанию в реестр операторов по приему платежей

Если операторы платежей до 1 октября 2024 года не подадут сведения о себе в реестр Центробанка, то они не смогут работать.

Бесплатно с НДФЛ

Когда при продаже жилья надо и не надо сдавать 3-НДФЛ и платить налог: таблица + примеры

Продать жилье и не платить НДФЛ можно, если срок владения превышает минимальный, или если срок маленький, но вычеты перекрывают доход. Когда-то надо сдавать декларацию 3-НДФЛ, когда-то – не надо.

Когда при продаже жилья надо и не надо сдавать 3-НДФЛ и платить налог: таблица +  примеры
6-НДФЛ

Сдавайте 6-НДФЛ правильно! Что нужно учесть при заполнении формы

Не запутайтесь в том, какие суммы указывать в первом и во втором разделе формы 6-НДФЛ за 2023 год.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Релокация сотрудника. Что нужно знать работодателю

Расскажем, что такое релокация работника, какие есть особенности уплаты НДФЛ и страховых взносов для релокантов, и как релокантам соблюсти требования валютного контроля. Что должен знать работодатель, если сотрудник валютный резидент России.

Релокация сотрудника. Что нужно знать работодателю

💰Как продать готовый бизнес без рекламного бюджета в короткий срок. Советы от эксперта

💬Как правило для того, что бы продать 1 микро-бизнес стоимостью до 10.000.000₽ — закладывается рекламный бюджет: 30.000₽-50.000₽.

В специальных административных районах зарегистрировались около 200 иностранных компаний

В специальные административные районы за 2023 год переехало порядка 200 иностранных организаций с российским участием.

Какие законы и изменения вступают в силу с 1 марта 2024 года

Обзор изменений, которые важны не только бухгалтеру. Запрет рекламы VPN-сервисов, новые требования к ипотеке, повышение пенсий, новое в лицензировании, маркировке, электронных документах.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЭДО

С 1 марта будет новый формат электронных доверенностей

Электронные доверенности, оформленные по старому формату, будут принимать до 28 февраля 2025 года. Новые документы можно сделать бесплатно в программе «Налогоплательщик ЮЛ».

ЭДО

Обзор систем электронного документооборота (СЭД)

Основной инструмент для организации электронного документооборота — программные решения под названием СЭД (системы электронного документооборота). Современный рынок СЭД предлагает широкий выбор решений разных вендоров. Рассмотрим пять популярных СЭД, функциональные возможности которых наиболее полно покрывают потребности российского бизнеса.

Обзор систем электронного документооборота (СЭД)
Воинский учет

Воинский учет: что нужно проверить компаниям и как не получить штрафы

Компаниям нужно не реже одного раза в год проводить сверку с военкоматами. Будут проверять личные данные военнообязанных сотрудников и то, как организация ведет воинский учет.

Бесплатно с Декларация по УСН

Как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП. Мини-курс

В мини-курсе рассмотрим, как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП и разберем, какие выплаты отразить в декларации, чтобы уменьшить налог за 2023 год.

Как заполнить декларацию УСН «Доходы» для ООО и ИП. Мини-курс