Клерк.Ру

Порядок обмена электронной формализованной первичкой

Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании "СКБ Контур"

Все первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу налогоплательщикам и утвердила рекомендованные xml-форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.

Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был установлен порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.

Отключить рекламу

Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта – «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:

  1. продавец на своей стороне формирует файл «титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);
  2. продавец подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;
  3. после получения файла «титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в ответ сформировать файл «титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей электронной подписью и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).
Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «титул заказчика» (покупателя услуг или работ).

Отключить рекламу

Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» – покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.

Отключить рекламу

Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников электронного документооборота (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.

Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде по ТКС. При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это гарантия того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим сертификатом электронной подписи.

Отключить рекламу

Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.

Центр обучения «Клерка»
Приобретай опыт для серьезных дел

С 22 октября новые правила трудовых проверок. Готовьтесь в нашем онлайн-курсе по кадровому учету. Научим составлять документы так, что ни один инспектор не придерется.

Обучение полностью дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь.

Отключить рекламу