Все первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу налогоплательщикам и утвердила рекомендованные xml-форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.
Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был установлен порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.
Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта – «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:
- продавец на своей стороне формирует файл «титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);
- продавец подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;
- после получения файла «титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в ответ сформировать файл «титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей электронной подписью и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).
Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «титул заказчика» (покупателя услуг или работ).
Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» – покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.
Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников электронного документооборота (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.
Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде по ТКС. При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это гарантия того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим сертификатом электронной подписи.
Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.
Комментарии